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Auditorías SIG

¿Qué una Auditoría?

Auditorias de SIG

«Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluar objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se cumplen los criterios de la auditoría». Las auditorías son una herramienta de gestión efectiva.

Definiciones

Sistemático =    No aleatorio. Las auditorías usualmente son una actividad planificada y programada.

Independiente =   Los auditores deben ser independientes del área auditada.

Documentado = El proceso de auditoria ha sido publicado como un procedimiento escrito.

Evidencia =    Evidencia objetiva.

Evaluarla Objetivamente =  comparar la evidencia con los criterios de auditoría, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones y sentimientos.

Criterios de Auditoría =   Los requisitos de la auditoría de acuerdo con el tipo de auditoría.

Se cumplen =    Ocurren realmente.

¿Por qué realizar auditorías?

Auditoria de SIG
  • Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de una norma, reglamentación, ley o contrato.
  • Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los objetivos de esta y está implementando.
  • Comprobar si hay un proceso.
  • Estimular un enfoque de proceso sistemático al negocio.
  • Encontrará las áreas y los individuos que estén trabajando bien, de manera que pueda recompensar y publicar.
  • Hacer seguimiento al cambio organizacional.
  • La aplicación correcta de un proceso nuevo o que ha cambiado.
  • Identificar las áreas de la organización de los mismos en el riesgo y se pueden mejorar.
  • Mejorar la comunicación entre departamentos.
  • Cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la organización, tales como calidad, seguridad y salud y medio ambiente.
  • Mantener la certificación con una norma, reglamentación, ley o contrato.
  • Satisfacer los requisito del cliente.

¿Cuándo realizar auditorías?

Auditorias de SIG

Las auditorías se relacionan de acuerdo con un plan o programa, pero también se pueden realizar cuando se realizan cambios en los procesos, productos o servicios, o por la necesidad de acciones correctivas complementarias.

Las auditorías de conformidad se cumplen, o se puede solicitar para obtener la certificación con las normas no obligatorias. Las auditorías de seguimiento se realizan para controlar las actividades y las prácticas para mantener la certificación. Si estas auditorías realizan una organización auditora subcontratada, esta organización puede establecer la frecuencia de las auditorías.

La frecuencia de las auditorías, particularmente las internas, se determina de acuerdo con el riesgo. Las áreas de los procesos se controlan con más frecuencia. Los resultados de las auditorías previas también pueden tener un impacto en la frecuencia de las auditorías.

¿Qué resultados pueden esperar de una auditoría?

  • Conocimiento acerca de cómo funciona una organización u otro departamento.
  • Una mejor comunicación entre departamentos.
  • Mejora de las relaciones cliente – proveedor internas y externas.
  • Confirmación de que el sistema de gestión de la organización funciona eficazmente.
  • Sugerencias de mejora de los auditores (particularmente auditores internos).
  • Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la organización.

Clases de auditoría

Interna

Una auditoría interna es una revisión de los procesos de los negocios de una organización, realizada por una parte de un empleado de la organización. También es posible subcontratar un auditor (externo) para realizar una auditoría interna independiente.

Las auditorías internas algunas veces se conocen como auditorías de primera parte.

Cuando se trata de empresas internacionales o empresas con muchas sedes, algunas auditorías se realizan por empleados de diferentes personas se pueden denominar auditorías «externas».

Externa

Una auditoría externa es una revisión del sistema de gestión de los negocios de una organización, la realización de una persona externa a la organización, como por ejemplo un cliente, proveedor u organismo independiente.

Las auditorías externas son algunas veces se utilizan como auditorías de segunda parte, cuando se realiza un cliente, y como auditorías de tercera parte cuando se realiza un auditor externo a la relación cliente-proveedor.

Tipos de auditorías

Auditoria de SIG

Auditoría de procesos

Es eficaz; su resultado es satisfactorio para examinar y revisar un proceso, y confirmar que se cumplen los procedimientos escritos. También puede implicar el control de los resultados con el «cliente» del proceso. Una auditoría de proceso es el tipo de auditoría interna más común.

Auditoría de producto o servicio

La verificación de que un producto ha sido fabricado, o un servicio ha sido prestado de acuerdo con la especificación, y que hay evidencia de que cumple con los requisitos del cliente. Este tipo de auditoría generalmente conduce a auditorías de procesos y registros.

Auditoría de registros

Verificación de que los registros cumplen con los requisitos legales, reglamentarios y de los clientes.

Auditoría de sistema

Examen de un área específica del sistema de gestión de la organización, o del sistema en general, para confirmar que cumple con los requisitos específicos de una norma, reglamentación, ley o contrato.

Las auditorías del sistema requieren el conocimiento de la norma, reglamentación, ley o criterios de contrato adecuados. Algunas veces se denomina «auditorías de conformidad«, y que confirman la conformidad con los criterios.

La información para evidencia puede ser:

  • Entrevista;
  • Observación de actividades;
  • Examen de la documentación interna;
  • Inspección de registros, por ejemplo, actas de reuniones, informes, libros de registros.
  • Examen de informes de fuentes externas, por ejemplo: informes de laboratorios, evaluaciones de proveedores.

La documentación apropiada puede incluir:

Auditoria de SIG
  • Actas de reuniones
  • Informes
  • Libros de registro
  • Informes de fuentes externas
  • Procedimientos documentados
  • Instrucciones de trabajo
  • Informes de auditorias previas
  • Manuales
  • Especificaciones de productos
  • Evaluaciones de proveedores.

El plan de auditoria

  • Reunión de apertura
  • Funciones y responsabilidades de los auditores
  • Fechas límites y programas
  • Alcance y objetivos de la auditoría
  • Requisitos de la auditoría y / o identificación de la documentación pertinente
  • Acciones de contingencia
  • Técnicas de muestreo
  • Suministro de personal de auditados para la auditoría
  • Seguridad de los auditados
  • Criterios de medición
  • Procedimientos de presentación de informes
  • Distribución de informes
  • Entrevista de cierre
  • Procedimientos complementarios
  • Requisitos de confidencialidad

Habilidades de un auditor

  • Formación en el proceso de auditoria
  • Conocimiento y experiencia en métodos y técnicas de auditoría
  • Capacidad para gestionar el proceso de auditoría
  • Capacidad para dirigir un equipo auditor
  • Habilidades para la redacción de preguntas y realización de entrevistas
  • Habilidades para redacción de informes
  • Habilidades para hacer presentaciones.

Ejemplos de preguntas de auditoria

Preguntas de Auditoria